Cambridge
Academy
In London

المقدمة

يُحدث الذكاء الاصطناعي نقلة نوعية في مجال المساعدة التنفيذية من خلال تقليل الأعباء الإدارية، وتحسين تحديد الأولويات، وتسريع التواصل، مع الحفاظ على المهنية والسرية. يزود هذا البرنامج العملي المساعدين التنفيذيين وموظفي السكرتارية بأساليب مدعومة بالذكاء الاصطناعي لإدارة الجداول الزمنية، وصناديق البريد الوارد، والمهام، وسير العمل التنفيذي بكفاءة أعلى، مع تطبيق معايير صارمة لمراقبة الجودة وممارسات الاستخدام المسؤول.

المساعدون التنفيذيون والسكرتارية

أهداف الدورة التدريبية

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• استخدام الذكاء الاصطناعي لتخطيط الجداول الزمنية، وتحسين استخدام التقاويم، وإدارة الأولويات المتنافسة

• تطبيق الذكاء الاصطناعي لفرز الرسائل الواردة، وصياغة الردود، والحفاظ على أسلوب التواصل التنفيذي

• بناء أنظمة موثوقة لإدارة المهام والمتابعة باستخدام سير العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي

• تحسين تنسيق الاجتماعات من خلال جداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، وتتبع الإجراءات بمساعدة الذكاء الاصطناعي

• تطبيق ضوابط السرية والخصوصية والجودة لضمان الاستخدام الآمن للذكاء الاصطناعي في العمل الإداري

• إنشاء دليل عمل شخصي للمساعدة التنفيذية مدعوم بالذكاء الاصطناعي وخطة اعتماد

الفئة المستهدفة

تم تصميم هذه الدورة لتناسب الفئات التالية:

• المساعدين التنفيذيين، والمساعدين الشخصيين، والسكرتارية

• مديري المكاتب الذين يدعمون كبار القادة والإدارات

• المتخصصين الإداريين المسؤولين عن إدارة التقويم والبريد الوارد

• منسقي الفرق وموظفي الدعم الإداري

• المحترفين الذين يسعون لاكتساب مهارات الذكاء الاصطناعي الحديثة لأدوار الدعم التنفيذي

محاور الدورة التدريبية

اليوم الأول: أساسيات الذكاء الاصطناعي للمساعدة التنفيذية والاعتماد الآمن

• أساسيات الذكاء الاصطناعي للعمل الإداري: ما يمكنه فعله وما لا يمكنه فعله

• تأثير كبير حالات استخدام الذكاء الاصطناعي: الجدولة، وصياغة البريد الإلكتروني، وتحديد الأولويات، والتحضير للاجتماعات

• أساسيات التوجيه: الدور، والسياق، والقيود، والأسلوب، والتنسيق

• السرية والخصوصية: ما لا يجب مشاركته، والتعامل الآمن، والموافقات

• نشاط: إنشاء قائمة شخصية لحالات استخدام الذكاء الاصطناعي + قائمة تحقق "للاستخدام الآمن" لدورك

اليوم الثاني: الجدولة الذكية وتحسين التقويم

• استراتيجية التقويم: تقسيم الوقت، ووقت التركيز، والفترات الاحتياطية، وقواعد اتخاذ القرار

• الجدولة بمساعدة الذكاء الاصطناعي: اقتراح الخيارات، وحل التعارضات، ومنطق المناطق الزمنية

• قواعد تحديد الأولويات: الأهمية مقابل الاستعجال، وملفات تعريف تفضيلات الإدارة التنفيذية

• إدارة الاجتماعات المتكررة، وفترات السفر، وسير عمل توافر أصحاب المصلحة

• ورشة عمل: إنشاء دليل جدولة (قواعد + قوالب + توجيهات الذكاء الاصطناعي للسيناريوهات الشائعة)

اليوم الثالث: فرز البريد الوارد، وصياغة الردود، والتحكم في الأسلوب

• أطر إدارة البريد الوارد: التصنيف، والتصعيد، والاستجابة اتفاقيات مستوى الخدمة

• الذكاء الاصطناعي لتلخيص سلاسل المحادثات واستخراج الطلبات والمواعيد النهائية والالتزامات

• صياغة الردود: ملاءمة النبرة، والدبلوماسية، والوضوح، والتركيز على الإجراءات

• التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الحساسة: الموافقات، والمؤشرات التحذيرية، وإجراءات التصعيد

• نشاط عملي: محاكاة البريد الوارد (الفرز + مسودات الردود + قائمة مراجعة الجودة)

اليوم الرابع: إدارة المهام، والمتابعات، ودعم سير عمل الإدارة التنفيذية

• إنشاء نظام مهام موثوق: جمع المهام، وتوضيحها، وتحديد أولوياتها، وتتبعها

• استخراج الإجراءات من رسائل البريد الإلكتروني ومحاضر الاجتماعات بمساعدة الذكاء الاصطناعي

• مفاهيم أتمتة المتابعة: التذكيرات، وقوائم المراجعة، وقوالب متابعة الحالة

• إدارة مهام الإدارة التنفيذية: دعم التفويض وحزم إعداد القرارات

• دراسة حالة: بناء سير عمل أسبوعي للإدارة التنفيذية (جدول الأعمال، والأولويات، والمتابعات، والتقارير)

اليوم الخامس: التميز في الاجتماعات، وإعداد التقارير، ودليل مساعد المدير التنفيذي الشخصي

• الذكاء الاصطناعي لتنسيق الاجتماعات: مسودات جدول الأعمال، والقراءات المسبقة، وملخصات أصحاب المصلحة

• محاضر الاجتماعات والإجراءات المتابعة: القرارات، والمسؤولون، والمواعيد النهائية، ورسائل المتابعة الإلكترونية

• التقارير التنفيذية الأسبوعية: الأولويات، والمخاطر، والالتزامات، ونظرة عامة على جدول الأعمال القادم

• مراقبة الجودة: خطوات التحقق، وفحوصات السرية، واتساق الأسلوب